Démo · Analyse d'écart budgétaire par Pierre

Synthèse pour le board

Doctolib Q3 2026 clôture avec un dépassement budgétaire de +€2.7M (+7.0%) — franchissant le seuil d'alerte CFO de 5% — mais tempéré par un dépassement favorable du revenue de +€1.8M (+4.1%). L'EBITDA ajusté Q3 ressort à €4.4M vs €7.0M planifié (−37%), principalement dégradé par trois drivers indépendants qui se sont cumulés sur le trimestre. Premier driver (impact €1.1M) : le scaling cloud AWS/OVH nécessaire au lancement de l'AI Booking Assistant en juillet 2026 a consommé €2.3M au lieu de €1.2M budget, soit +92% d'écart sur la ligne COGS Infrastructure. Le sous-dimensionnement initial du modèle de coût GPU (inférence Claude Sonnet + Mistral fallback) explique 70% de l'écart — les appels API ont atteint 2.8× le volume prévu à la fin du mois d'août lors de la campagne France/Allemagne simultanée. Deuxième driver (impact €0.9M) : 8 embauches Q3 ont été finalisées contre 5 planifiées, dont 2 CDDs convertis en CDI à la demande du VP Sales Germany suite au dépassement de target Allemagne (+30% pipeline). Le coût on-boarding + équipements + charges patronales du premier mois est intégralement imputé en Q3 selon la politique comptable Doctolib (IFRS 19, pas d'étalement). Troisième driver (impact €0.7M) : trois deals Enterprise France (€2.1M TCV combiné) dont la signature était attendue fin septembre ont slipé en Q4 suite à des délais d'approbation clients. Le revenu correspondant est retardé d'un trimestre mais les coûts sales associés (déplacements, démos, RFP) ont été engagés en Q3. Favorable : le revenue total Q3 à €45.6M (+€1.8M vs plan) reflète la surperformance de l'Allemagne (€6.4M vs €5.1M plan +25%) et une meilleure rétention Enterprise France (NRR 118% vs 112% plan). Recommandation CFO : réviser le forecast Q4 à la hausse sur revenue (€47.0M vs €45.5M plan) et intégrer un buffer cloud de €0.5M/mois pour l'AI Booking Assistant. L'EBITDA FY2026 reste atteignable à €22M si les 3 deals slippés signent avant le 31 octobre.

Analyse ligne par ligne

Catégorie	Budget	Réel	Écart (abs)	Écart (%)	Direction	Sévérité
COGS — Infrastructure Cloud	1,200,000	2,310,000	+1,110,000	+92.5%	▲ Défavorable	Critique
Personnel — Sales & Marketing	13,200,000	14,100,000	+900,000	+6.8%	▲ Défavorable	Élevé
Coûts Commerciaux (déplacements + events)	2,100,000	2,800,000	+700,000	+33.3%	▲ Défavorable	Élevé
R&D — Engineering	9,800,000	9,650,000	-150,000	-1.5%	▼ Favorable	Faible
G&A — Corporate	3,200,000	3,090,000	-110,000	-3.4%	▼ Favorable	Faible
Revenue Total	43,800,000	45,600,000	+1,800,000	+4.1%	▼ Favorable	Faible

Explications narratives principales

COGS Infrastructure — AI Booking Assistant

+€1.1M (+92% vs budget)

Root cause : Le modèle de coût GPU initial était basé sur 1.5 appels API/utilisateur/session. En production (juillet-septembre 2026), la moyenne réelle atteint 4.2 appels/session (3 suggestions + 1 confirmation + fallback Mistral si timeout Claude). Le budget de €1.2M était dimensionné pour 130M appels; la réalité est 370M appels suite au succès de la campagne France+Allemagne simultanée.

L'AI Booking Assistant a rencontré un succès commercial au-delà des prévisions : 2.8× le volume prévu en 60 jours de production. Chaque appel Claude Sonnet facturé $0.003 × 370M calls = $1.11M (€1.02M) + coûts OVH backup €280k = €1.3M réel vs €0.5M budget LLM seul. Le dépassement est mécaniquement lié au succès produit, mais le modèle de coût devait être mis à jour dès les signaux d'adoption accélérée fin juillet.

Action : Réviser immédiatement le budget cloud AI pour Q4 : base €0.5M/mois + €100k/10M appels supplémentaires. Implémenter un dashboard coût-par-session en temps réel avec alertes à 80% du budget mensuel. Évaluer le passage à Claude Haiku pour les requêtes de suggestions simples (économie estimée -40% coût). · CTO + VP Engineering AI

Personnel Sales — Embauches Germany anticipées

+€0.9M (+6.8% vs budget)

Root cause : Le VP Sales Germany a demandé 3 profils supplémentaires en juillet suite à un pipeline Allemagne Q3 à 185% du plan. La DRH et le CFO ont approuvé en urgence les 2 conversions CDD→CDI + 1 Head of CS Germany. La politique IFRS 19 comptabilise 100% des charges du premier mois dès l'intégration (pas d'étalement), concentrant l'impact sur Q3.

La décision d'embauche était business-justified (pipeline 185% plan, risque perte momentum Germany vs Doctena), mais n'a pas déclenché une révision budgétaire formelle. Le delta coût Q3 est one-time : à partir de Q4, ces 3 FTE sont dans le budget révisé Comex octobre.

Action : Instaurer une règle : toute embauche non planifiée > €200k coût annuel nécessite une validation CFO avec impact budget Q courant formalisé dans les 5 jours. Réviser budget personnel Q4 pour intégrer les 8 FTE Q3 dans la base de coût rolling. · CFO + VP People

Coûts Commerciaux — Deals slippés

+€0.7M (+33% vs budget coûts deals)

Root cause : 3 deals Enterprise France totaling €2.1M TCV avaient une probabilité de closing estimée à 80%+ pour fin septembre. Les coûts RFP, déplacements Paris-Lyon-Bordeaux et 2 démos onsite sont comptabilisés en Q3 (principe de prudence IFRS — charges engagées), mais le revenue est repoussé à Q4 pour signature.

Il n'y a pas d'écart de performance commerciale — les deals sont toujours live avec 90%+ probabilité de closing avant fin octobre. C'est un timing mismatch comptable entre charges (Q3) et revenue (Q4). L'impact EBITDA Q3 est ponctuel. Le Summit Berlin (€180k non planifié) est une décision tactique compétitive validée post-planification.

Action : Pas de correction requise sur ce poste — les deals signeront Q4. Monitorer hebdomadairement avec CRO. Adapter la méthodologie budget prévisionnel pour anticiper les coûts de closing sur les deals probabilisés > 70% dans les 30 derniers jours du trimestre. · CRO + CFO

Forecast révisé

pessimiste

42,800,000

-2.1%

proba 20%

base

45,200,000

+3.2%

proba 60%

optimiste

47,500,000

+8.7%

proba 20%

Hypothèses clés :

Les 3 deals Enterprise slippés (€2.1M TCV) signent avant le 31 octobre 2026
Cloud AI Booking Assistant stabilisé à €0.5M/mois Q4 (pas de nouvelle campagne pays)
Pas d'embauches supplémentaires non planifiées Q4 (gel embauche sauf validation CFO)
Revenue Germany continue à 120% du plan en octobre-décembre

Plan d'actions managériales

Implémenter un dashboard coût cloud AI Booking Assistant en temps réel avec alertes à 80% du budget mensuel — décision d'écrêtage automatique (passage Haiku) si seuil atteint

👤 CTO + VP Engineering AI📅 2026-10-12🎯 Cap cloud Q4 à €0.5M/mois vs €0.77M Q3 — économie €0.8M sur le trimestre

Valider budget cloud AI Q4 révisé : €0.5M/mois base + buffer €100k/10M appels — présenter au Comex lundi prochain

👤 CFO + CTO📅 2026-10-07🎯 Guidance EBITDA Q4 précise pour investisseurs · Évite surprise budget Q4

CRO review hebdomadaire des 3 deals slippés avec CFO — go/no-go Comex si pas de signature avant 31 oct

👤 CRO + CFO📅 2026-10-31🎯 €2.1M TCV récupéré Q4 si closés — sinon révision guidance FY2026

Instaurer règle d'embauche : validation CFO obligatoire pour tout recrutement non planifié > €200k coût annuel, dans les 5 jours suivant la décision business

👤 CFO + VP People📅 2026-10-15🎯 Évite récurrence du +€0.9M surprise Q3 sur le budget personnel

Revoir le modèle de coût LLM pour l'AI Booking Assistant : test A/B Claude Haiku vs Sonnet sur les requêtes de suggestions simples (résolution sans modification)

👤 VP Engineering AI📅 2026-10-31🎯 Économie potentielle -40% coût LLM sur le volume de suggestions : €300-400k/an

Sources et benchmarks

Doctolib Investor Update Q3 2026 — métriques opérationnelles ↗ · 2026-10-05
Anthropic API Pricing — Claude Sonnet / Haiku October 2026 ↗ · 2026-10-05
Gartner CFO Advisory — Budget Variance Management Best Practices 2026 ↗ · 2026-10-05
IFRS 19 Employee Benefits — charges comptabilisation premier mois CDI ↗ · 2026-10-05
McKinsey CFO Excellence — Revenue-Cost Disconnect Patterns SaaS B2B 2025 ↗ · 2026-10-05